¿Es posible acabar con el papel?

En el despacho hemos observado un fenómeno curioso: Desde la aprobación del nuevo Reglamento LOPD mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, el cual amplía la protección y medidas de seguridad sobre datos personales al ámbito del papel, el número de consultas sobre firma electrónica y validez jurídica de los documentos digitales se ha incrementado notablemente. El motivo es que muchas empresas están impulsando sus proyectos de digitalización documental con el objetivo de eliminar el papel de sus organizaciones. Algunas, incluso, se han marcado el loable objetivo de “papel cero”.

De este modo, surge la pregunta: ¿es posible acabar con el papel? ¿Podemos sobrevivir en un mundo donde la celulosa pase a la historia en nuestra burocracia diaria?.

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Aquí tenemos que entonar un poco el “mea culpa” ya que el mundo jurídico en general y los abogados en particular somos adictos al papel, a la tinta, a los sellos y matasellos, y cuantos más mejor. Nos sentimos seguros con lo que podemos tocar, oler y verificar con una buena pericial caligráfica. Esto ha sido la tradición durante cientos de años y, como siempre, toda antigua tradición cuesta cambiarla y, especialmente, en nuestros hábitos.

Pero, lo cierto es que la legislación ha cambiado. Como ya tuvimos la ocasión de analizar, hoy en día ya se admite la plena validez jurídica de la firma electrónica a un mismo nivel que la firma manuscrita aunque, en realidad, es aquélla aún mucho más segura que ésta y para ello, os voy a comentar un ejemplo que suelo poner en la Universidad:

Si yo os pidiera que me firmaseis un autógrafo en un papel en blanco (por si un día sois famosos), sin duda muchos no tendríais reparos en hacerlo.

Ahora bien, si yo os dijera que en dichos papeles posteriormente imprimiré lo siguiente: “Yo, fulano de tal, por la presente declaro que le debo 5.000 euros a D. Víctor Salgado en concepto de préstamo personal el cual será devuelto a su solicitud” ¿Cómo probaríais que dicho documento es falso?

Lo cierto es que lo tendríais muy difícil puesto que la prueba más extendida para ello es la pericial caligráfica sobre vuestra firma, y dicha prueba diría que efectivamente la misma es vuestra.

Es decir, en papel no hay modo de saber qué estaba escrito en el momento de la firma (al menos de manera sencilla).

Sin embargo, esto no ocurre con la firma electrónica. De hecho, la misma se genera a partir del texto que estamos firmando. De este modo, si alguien cambiara o añadiera una sola coma al documento electrónico firmado, dicha firma sería inválida: una prueba sencilla nos diría que sí es nuestra firma pero que no es el texto que firmamos originalmente.

Esto es lo que llamamos “integridad” de la firma electrónica y en Derecho es como descubrir la piedra filosofal que acabará con todas las falsedades documentales y aumentará, por tanto, la seguridad jurídica de los documentos electrónicos por encima de sus homólogos en papel.

“Eso está muy bien pero ¿Qué documentos puedo firmar digitalmente?”

Hoy en día, gracias a nuestra avanzada legislación, prácticamente todos:

1- Todo tipo de contratos, incluso los que se exijan en “forma escrita”, a excepción de los de familia, sucesiones y escrituras públicas. (como vimos en su día, gracias al artículo 23 de la LSSICE).

2- Las facturas, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información (LMISI) y normativa concordante.

3- Declaraciones y documentos para las Administraciones Públicas, posible desde hace años en el ámbito fiscal o laboral pero con un impulso importante a partir de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP).

4- Y, en definitiva, todos aquellos otros documentos respecto de los cuales no se hayan regulado requisitos formales para su validez.

“¿Y qué hacemos con el papel que todavía no podemos eliminar legalmente?”

Obviamente, hay que conservarlo con los plazos y medidas de protección legalmente aplicables. Sin embargo, ¿cuántas veces tengo que mostrar un documento original en papel? Seamos realistas: muy pocas. Usualmente, es suficiente con aportar una mera copia del mismo (incluso, en muchos casos, frente a las propias Administraciones Públicas).

A este respecto, es perfectamente posible escanear o digitalizar toda esta documentación y almacenar sus originales en un lugar seguro (léase caja fuerte, bunker, etc.) que sólo será accesible en contadas ocasiones mientras utilizamos las copias digitales a los efectos ordinarios.

Por tanto, si bien aún no es posible jurídicamente su eliminación total, sí se puede alcanzar una drástica reducción e inmovilización del papel.

Sin duda, nuestros bosques lo agradecerán.

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