La factura electrónica: esa gran desconocida

Sin duda, la e-factura es la gran asignatura pendiente del Comercio Electrónico. Cuando compramos en un negocio tradicional sabemos que podemos pedir una factura. En ella vienen indicados, en papel firmado y sellado por la empresa, los detalles del producto, su importe y todos datos fiscales del comprador y del vendedor. Dicho documento acredita nuestra compra y nos sirve tanto para cómputo de la garantía como para desgravar ante Hacienda, en su caso.

invoice-blommaert2Pero, ¿qué sucede cuando compramos en un negocio “online”?

Pues la realidad es que, con carácter general, la factura vendrá en soporte papel (sí, he dicho bien, en papel) con el propio producto.

“Pero”, me diréis, “¿no sería más lógico que pudiera recibir dicha factura en soporte electrónico?”

Eso, sin duda, tendría mucho más sentido tratándose de una transacción que se efectúa a través de medios informáticos pero lo cierto es que o no se hace, o no se hace bien.

Entre los casos en que “no se hace bien” estarían aquellos en que se presenta una simple página web o un mero documento PDF a modo de factura.

Esto sucede, entre otras cosas, porque hay un “pupurrí” bastante importante en torno al tema de la factura electrónica.

Vamos a intentar aclararlo:

¿Es posible emitir facturas electrónicas con plena validez jurídica? Sí:

La Directiva Europea 2001/115/CE, de 20 de diciembre de 2001, impuso la obligación a los Estados miembros de regular el reconocimiento jurídico de la factura emitida por medios electrónicos lo cual se cumplió en España a través del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Dicha normativa, como toda norma fiscal que se precie, es difícil de leer y aún más difícil de entender. En base a la misma y de modo resumido, diremos que, para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe cumplir lo siguiente:

  • Contener los datos obligatorios exigibles a toda factura (regulados por el artículo 6 del RD 1496/2003),
  • Estar firmado mediante una “firma electrónica avanzada basada en un “certificado reconocido” y
  • Ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Por tanto, a efectos prácticos y según lo informado por la propia administración, podemos hablar de tres requisitos para la realización valida de la “e-Factura”:

  1. Contenido legal de factura ubicado en un formato electrónico (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt).
  2. Es necesaria una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador) y
  3. Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través del uso de una “firma electrónica reconocida” (a estos efectos vale la expedida por la FNMT a efectos tributarios).

Por si fuera poco y para que tenga la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor) para su uso.

En los últimos años han ido surgiendo varios formatos técnicos y programas de factura electrónica en el mercado. Sin embargo, nada obsta para desarrollar un formato propio basado en PDF, XML u otro estándar técnico del mercado.

El formato técnico, por tanto, es libre siempre que se cumplan los requisitos anteriores. En cualquier caso, lo que sí debe estar accesible a los clientes son las herramientas para verificar la identidad e integridad de los documentos generados.

Sin embargo, esta “libertad” tiene una salvedad importante: si la empresa emite facturas electrónicas para la Administración General del Estado, las mismas deben cumplir con un formato específico: el especificado en la Orden Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. Dicho formato es el llamado “Facturae. Se basa en XML y se describe en la siguiente dirección web: http://www.facturae.es/

En mi opinión, es posible que este formato se termine imponiendo igualmente en el ámbito privado ya que no tiene sentido que una misma empresa tenga un doble sistema de facturación electrónica.

En definitiva, y como se puede comprobar, la complejidad legal y técnica para la correcta creación y uso de sistemas válidos de facturación electrónica ha dificultado enormemente su implantación por parte de las empresas en general y, en particular, en el ámbito del Comercio Electrónico.

El resultado es el que vemos: o la utilización persistente del papel en ámbitos donde ya no tiene sentido su uso o la presentación de formatos electrónicos de factura (PDF sin firma, Word o HTML) sin las debidas garantías de integridad ni identidad de su emisor.

Sería deseable una simplificación y flexibilización de esta normativa si de verdad queremos una digitalización real de la documentación legal de nuestras empresas con un máximo de garantías y seguridad jurídica tanto para ellas mismas como para sus clientes.

Mientras tanto, llamemos a las cosas por su nombre y, como consumidores, pidamos que nos emitan facturas electrónicas válidas al menos en el ámbito de Internet.